211service.com
Breng uw eigen apparaat
Toen leidinggevenden van Colgate-Palmolive vorig jaar bijeenkwamen om na te denken over hoe het 205-jarige bedrijf in huishoudelijke producten dieper het digitale tijdperk in zou kunnen gaan, hoorden ze een oor aan van werknemers met smartphones.
Staat u werknemers toe om persoonlijke apparaten voor het werk te gebruiken?
Bron: Aberdeen Group
Mensen vroegen: 'Waarom kan ik mijn [werk] e-mail niet op mijn eigen telefoon krijgen?', herinnert Linda Van de Wiele zich, directeur samenwerking voor Colgate's Global Information Technology-organisatie.
Tot voor kort beschouwden veel bedrijven de mobiele telefoons van werknemers minder als productiviteitsverhogers dan als beveiligingsrampen die op stapel stonden. Werknemers kunnen onveilige websites bezoeken, telefoons met bedrijfsgeheimen kwijtraken of zakelijke e-mail doorsturen naar persoonlijke accounts.
Maar met naar verwachting alleen al dit jaar 468 miljoen smartphones en 70 miljoen tablets, kunnen bedrijven het zich volgens marktonderzoeker Gartner niet langer veroorloven om de stroom consumentenapparaten die werknemers al gebruiken om hun werk gedaan te krijgen, te negeren. Volgens een onderzoek onder kantoormedewerkers gebruikt zo'n 37 procent al consumententechnologieën voor werk zonder toestemming van het bedrijf.
Er was volksopstand in de bedrijfswereld, zegt Kevin Cavanaugh, vice-president van business en technologie bij IBM Collaboration Solutions, een divisie in de softwaregroep van IBM.
De explosieve verspreiding van smartphones zorgt er nu voor dat sommige grote bedrijven moeite hebben om bij te blijven. Tot begin dit jaar stond Colgate bijvoorbeeld slechts zo'n 1.000 senior managers met door het bedrijf uitgegeven BlackBerry's toe vanaf hun telefoons toegang te krijgen tot zakelijke e-mailservers. Dat cijfer vertegenwoordigde slechts 4 procent van Colgate's wereldwijde personeelsbestand van 26.000. Ter vergelijking: ongeveer een op de drie Amerikaanse volwassenen bezit nu een smartphone, volgens een enquête in mei door comScore.
Colgate erkende dat mobiliteit de golf van de toekomst is, zegt Van de Wiele, en dat het onhoudbaar was geworden om mensen aan een desktop te binden. De uitdaging was hoe een inmiddels verouderd systeem te vervangen waarbij werknemers laptops meesjouwden en een omslachtig privénetwerk gebruikten om e-mail te lezen. Colgate moest die werknemers persoonlijke telefoons laten gebruiken om toegang te krijgen tot belangrijke applicaties, zoals e-mail en agenda's, maar zonder extra kosten voor technische ondersteuning.
Dus in maart lanceerde Colgate wat bekend staat als een Bring Your Own Device (BYOD)-programma. Via een zelfbedieningswebsite kunnen werknemers hun persoonlijke telefoon of tablet registreren en een IBM-app genaamd Traveler downloaden, die toegang geeft tot e-mail- en agendasoftware van het bedrijf. (IBM biedt het programma gratis aan klanten, zoals Colgate, die al een licentie hebben voor de Lotus Notes-software.) Colgate zegt dat 400 mensen zich de eerste dag hebben geregistreerd en dat 2500 nu toegang hebben tot zakelijke e-mail met het IBM-programma.
Colgate verwacht dat BYOD geld zal besparen. Niet alleen zullen meer werknemers kantoorwerk onderweg doen, ze zullen het ook doen op apparaten waarvoor Colgate niet hoeft te betalen. Van de Wiele zegt dat Colgate voor de 524 werknemers die zich hebben aangemeld om persoonlijke BlackBerry's te gebruiken, $ 1 miljoen per jaar bespaart op licentiekosten die het BlackBerry-maker Research in Motion had moeten betalen als de apparaten in bedrijfseigendom waren.
Door zich aan te melden, geven werknemers een deel van de controle over hun telefoons op, aangezien Colgate de IBM-software kan gebruiken om bedrijfsgegevens op afstand te wissen (terwijl persoonlijke bestanden zoals foto's en muziek intact blijven). Dus als een apparaat zoekraakt of wordt gestolen, of als een werknemer ontslag neemt, kan Colgate ervoor zorgen dat werkinformatie geen risico loopt. Colgate zegt dat het nog niet genoeg informatie heeft om te zeggen of medewerkers privacyproblemen hebben.
Na de succesvolle lancering van zijn BYOD-website, is Colgate nu van plan om het programma verder te brengen dan e-mail. Het bedrijf test een versie voor een persoonlijke telefoon van IBM's Connections-software, een soort zakelijke Facebook-meets-Twitter voor het verzenden van statusupdates en het delen van bestanden. Op de tekentafel: een interne app store om medewerkers andere applicaties te laten toevoegen van SAP, de belangrijkste leverancier van bedrijfssoftware van Colgate.
Analisten voorspellen dat binnen drie jaar bijna alle bedrijven BYOD-programma's zullen ondersteunen. Nu al zegt ongeveer 72 procent van de door Aberdeen Group ondervraagde bedrijven dat ze werknemers toestaan hun eigen smartphones of tablets te gebruiken voor het werk, vier keer zoveel als eind 2008. Maar gelijke tred houden met het hoge tempo van innovatie in mobiele consumententechnologie blijft een uitdaging. Bedrijven rennen zo snel als ze kunnen, maar lopen nog steeds achter, zegt mobiele analist Andrew Borg van de Aberdeen Group. Het is een goede gok dat de Colgates van de wereld nog jaren zullen moeten blijven rennen.