211service.com
Buiten de in-box denken
Zoek op internet en u zult honderden toepassingen vinden die zijn ontworpen om u te helpen effectiever met andere mensen samen te werken. Maar kijk eens naar je eigen gewoontes en je zult hoogstwaarschijnlijk ontdekken dat je daarvoor maar één stukje software gebruikt: een e-mailclient.
Je bent niet alleen. Uit een recent onderzoek van USamp bleek dat 83 procent van de zakelijke gebruikers doorgaans e-mailbijlagen naar collega's stuurt in plaats van samenwerkingssoftware te gebruiken. Volgens een recent onderzoek door technologieadviesbureau People-OnTheGo , besteedt de gemiddelde informatiewerker 3,3 uur per dag aan het verwerken van e-mail, en 65 procent van deze werknemers heeft zijn e-mailclient altijd openstaan.
Zelfs Facebook, dat ooit een waarschijnlijke vervanging voor e-mail leek, althans voor jongeren en ingeplugde mensen, heeft erkend dat e-mail nergens heen gaat. Maandag kondigde het bedrijf een nieuwe berichtenservice aan die externe e-mail integreert met zijn eigen interne berichtensysteem - een erkenning van de blijvende kracht van e-mail en een poging om de functionaliteit ervan te verbeteren.
Andere softwaremakers lijken te hebben geaccepteerd dat ze de aandacht van mensen nooit zullen afleiden van hun e-mailinbox. In plaats daarvan willen ze nieuwe samenwerkings- en sociale mogelijkheden toevoegen aan e-mail.
Het is duidelijk dat e-mail wordt gebruikt en zelfs misbruikt, zegt Yaacov Cohen, CEO van Mainsoft , een bedrijf gevestigd in Tel Aviv, Israël, dat een plug-in verkoopt met de naam Harmon.ie. De plug-in koppelt een e-mailtoepassing aan een samenwerkingsplatform zoals Google Docs, en aan iemands sociale netwerkprofielen, agendatoepassingen, voice over Internet-protocolsoftware, enzovoort. Om een document te delen met Harmon.ie, sleept een gebruiker het van een zijbalk naar de hoofdtekst van een bericht, waar het een link wordt. Wanneer de ontvanger op de link klikt, wordt ze naar het document geleid dat is opgeslagen in de gekozen samenwerkingssoftware. Alleen e-mail gebruiken voor samenwerking zorgt voor verwarring en overbelast in-boxen, zegt Cohen.
Een andere startup, genaamd Meshin , is van plan om e-mail te verbinden met nog meer informatiebronnen. Het bedrijf heeft semantische technologie ontwikkeld die belangrijke onderwerpen in e-mailberichten vindt, zoals de namen van mensen en bedrijven, en die onderwerpen vervolgens elders zoekt. Meshin heeft tot nu toe een prototype Outlook-plug-in ontwikkeld die zowel RSS-feeds als e-mailberichten analyseert. Uiteindelijk is het bedrijf van plan dit uit te breiden naar tweets, blogposts, zoekresultaten en meer. De technologie is voortgekomen uit onderzoek naar natuurlijke taalverwerking in het Palo Alto Research Center.
Niet alle aanpassingen aan e-mail gebeuren binnen de klant. Isaac Saldana, CEO van SendGrid , gevestigd in Boulder, Colorado, zegt dat e-mail ook kan worden verbeterd als het tussen afzender en ontvanger reist.
SendGrid gebruikt momenteel zijn technologie om spam uit te filteren en bedrijven te helpen ervoor te zorgen dat relevante berichten niet in ongewenste mappen terechtkomen. Maar Saldana zegt dat dezelfde technologie veel meer zou kunnen doen. Als iemand bijvoorbeeld een heel groot bestand via e-mail probeert over te brengen, waardoor dat bericht nu vaak wordt afgewezen, kan de technologie het bericht stilletjes omleiden naar een server die bedoeld is voor grote bestanden.
Saldana zegt dat gebruikers de meeste van hun taken via e-mail effectiever kunnen uitvoeren, waarbij de software van SendGrid uitzoekt hoe dingen moeten worden afgehandeld. Berichten die naar bepaalde e-mailadressen worden verzonden, kunnen erop wijzen dat een bijgevoegde video op YouTube moet worden geplaatst, of dat de tekst in de hoofdtekst van de e-mail in een andere taal moet worden vertaald.
Saldana maakt zich geen zorgen dat deze mogelijkheden een aantrekkelijk eenvoudig hulpmiddel te ingewikkeld maken. E-mail is overal, zegt hij, en maar weinig mensen hebben de tijd om veel verschillende applicaties voor verschillende taken te gebruiken. We leven in een tijd waarin we te veel dingen moeten doen, zegt Saldana.