De CEO's gids voor het veilig heropenen van de werkplek

Een robot ontwikkeld door SK Telecom in Zuid-Korea houdt de lichaamstemperatuur van mensen in de gaten en of ze al dan niet maskers dragen. Chung Sung-Jun/Getty Images

Misschien wel de grootste implicatie van het heropenen van nationale economieën is dat de verantwoordelijkheid en dus de aansprakelijkheid voor het omgaan met de covid-19-pandemie zal verschuiven van de publieke naar de private sector. Fortune 500-CEO's en eigenaren van kleine bedrijven zullen binnenkort beslissingen nemen die niet alleen van invloed zijn op de gezondheid van hun bedrijf, maar ook van hun mensen (werknemers, contractanten, klanten, leveranciers) - wat op zijn beurt de gezondheid van hun families, vrienden en buren beïnvloedt . Hoe moeten bedrijfsleiders, nu er zoveel op het spel staat, plannen om in de post-stay-at-home fase van het herstel te opereren?

Hier is een eenvoudig maar krachtig raamwerk voor het maken van een plan.

De huidige crisis wordt gedreven door een gezondheidsprobleem: we hebben nog geen behandeling of vaccin tegen het nieuwe coronavirus. Managers hebben daar weinig controle over. Maar totdat het gezondheidsprobleem is opgelost, zullen werkplekken kansen zijn voor besmette mensen om anderen te besmetten. Dit creëert een managementprobleem dat managementoplossingen vereist, en managers hebben daar controle over.

Het managementprobleem wordt veroorzaakt door een informatiekloof ... Als we die informatie hadden, zou er geen economische crisis zijn.

Het managementprobleem is of en hoe bedrijven te heropenen, aangezien de verspreiding van het virus op de werkplek een reële bedreiging blijft. Het managementprobleem wordt veroorzaakt door een informatiekloof: we weten niet wie het virus heeft (besmettelijk), wie het heeft gehad (immuun) en wie het nooit heeft gehad (vatbaar). Als we die informatie hadden, zou er geen economische crisis zijn. We zouden eenvoudigweg van besmettelijke mensen eisen dat ze in quarantaine gaan, terwijl de overgrote meerderheid die gezond is door het leven gaat zoals gewoonlijk. Met andere woorden, het niet hebben van die informatie kost ons, volgens één schatting, $ 375 miljard per maand wereldwijd . Als die informatie ontbreekt, moeten we voor een beginnend economisch herstel het managementprobleem oplossen.

Er zijn twee soorten oplossingen voor dat probleem. Eerste, op informatie gebaseerde oplossingen omvatten het voorspellen wie besmettelijk is en wie immuun is en deze informatie vervolgens gebruiken om te beslissen wie de werkplek mag betreden. Ten tweede - aangezien deze voorspellingen onvermijdelijk onvolmaakt zullen zijn - zijn: altijd beschikbare oplossingen : technologieën en processen die de verspreiding van het virus beperken wanneer besmettelijke mensen binnenkomen. Lockdown is de meest extreme always-on-oplossing; heropening vereist meer genuanceerdheid.

Op informatie gebaseerde oplossingen

Er zijn verschillende manieren om informatie te verzamelen over wie waarschijnlijk besmettelijk is. Het is duidelijk dat mensen kunnen worden getest op het nieuwe coronavirus (bijvoorbeeld met nasofaryngeale uitstrijkjes). Deze tests kunnen soms behoorlijk onbetrouwbaar , ze zijn niet altijd direct beschikbaar en het verkrijgen van resultaten kan dagen duren. Toch zou deze situatie na verloop van tijd moeten verbeteren. We verwachten dat organisaties uiteindelijk wijdverbreide, frequente tests voor werknemers zullen uitvoeren.

Een andere vorm van informatieverzameling is het monitoren van symptomen, vooral milde symptomen die de patiënt misschien niet eens opmerkt. In sommige landen laten mensen hun temperatuur al controleren voordat ze een kantoor, restaurant, vliegtuig of metro mogen betreden. Dit is nuttig maar onvolmaakt: sommige mensen met koorts zullen het coronavirus niet hebben, terwijl anderen zonder koorts toch besmet kunnen zijn. Door temperatuurcontroles te combineren met andere diagnostische informatie, zoals röntgenfoto's van de borstkas in het ziekenhuis en zuurstofniveaus in het bloed, kan de nauwkeurigheid worden verbeterd. Deze vormen van informatieverzameling zijn misschien minder nauwkeurig dan directe tests op het virus, maar ze kunnen goedkoper, sneller en gemakkelijker voor werkgevers zijn om regelmatig en op grote schaal te implementeren.

Er zijn ook manieren om verschillende delen van uw werkplek te controleren op tekenen van een uitbraak, zelfs als u niet weet wie er besmet is. Er worden sensoren ontwikkeld die het coronavirus in de lucht zou kunnen detecteren. Andere tests kunnen: sporen ervan op in het riool . Machine learning-tools kunnen deze en informatie van andere sensoren combineren om de kans te voorspellen dat iemand in een gebouw of buurt besmet is en om voor iedereen daar individuele tests te bestellen. In ons boek Voorspellingsmachines , beschreven we hoe vooruitgang in kunstmatige intelligentie steeds complexere voorspellingen mogelijk maakt uit een breed scala aan gegevensbronnen zoals deze.

Het probleem is dat op informatie gebaseerde oplossingen probabilistisch zijn en dat sommige fouten onvermijdelijk zijn. Creditcardfraude is een goed voorbeeld. Stel dat een bank een waarschuwing ontvangt dat een creditcardtransactie voor 1% frauduleus is. Moet de bank de transactie weigeren of toestaan? Hoe moet dit afhangen van de winstgevendheid van de klant aan de bank?

Zo is het ook met het coronavirus: moet uw bedrijf blijven draaien als er 1% kans is dat een besmette persoon binnenkomt? Hoe zit het met een kans van 5% of een kans van 0,1%? Het antwoord hangt af van de baten in verhouding tot de kosten - van het belang van het openen van de fysieke werkplek versus het risico op infectie. Dit is inderdaad de reden waarom supermarkten, apotheken en andere essentiële bedrijven tijdens de crisis open zijn gebleven zonder in feite geen op informatie gebaseerde oplossing: omdat de voordelen van open blijven zo duidelijk groot zijn. Aan de andere kant kunnen veel professionele dienstverleners vrij goed op afstand functioneren, zodat hun fysieke werkplekken gesloten blijven.

Zelfs als u de kans dat het virus de werkplek binnenkomt niet tot nul kunt verkleinen, kunt u de impact ervan beperken als het binnendringt. Voer altijd beschikbare oplossingen in.

Altijd beschikbare oplossingen

Totdat de informatiebeheeroplossingen die we hierboven hebben besproken toenemen, altijd-aan-oplossingen de primaire benadering zijn die managers gebruiken om hun bedrijf te heropenen.

Bij allerlei beslissingen die voorheen werden genomen op basis van productiviteit en efficiëntie, moet nu ook rekening worden gehouden met de mogelijkheid van besmetting. In de restaurantindustrie is de stroom van mensen in en uit de keuken nu een probleem voor infectierisicobeheer. In de mode-industrie in de detailhandel zijn beslissingen over het al dan niet openen van kleedkamers of het toestaan ​​van klanten om items te passen, nu infectierisicobeheerproblemen. De overstap van fysieke naar digitale documenten verkleint nu het infectierisico, verhoogt de efficiëntie en verspilt minder papier. Het risico van overdracht van het virus door contant geld te wisselen vergroot de relatieve voordelen van digitale betalingssystemen.

Tot op heden hebben we twee brede soorten always-on-oplossingen gezien. De eerste soort verandert het aantal of de aard van interacties niet, maar is bedoeld om die interacties minder risicovol te maken. Zaken als maskers, handdesinfectiestations en plexiglasschermen bij recepties en winkelkassa's vallen allemaal in deze categorie.

De tweede soort zijn oplossingen die erop gericht zijn om mensen minder met elkaar te laten communiceren. Deze omvatten opnieuw ontworpen fysieke ruimtes (om interacties of high-touch oppervlakken tot een minimum te beperken), opnieuw ontworpen workflows (om het mogelijk te maken om parallel of opeenvolgend te werken in plaats van gezamenlijk) en opnieuw ontworpen processen voor personeelsbeheer (om interacties tussen groepen of teams te minimaliseren). Capaciteitsverminderingen - of het nu gaat om werknemers (door ontslagen en verlof) of klanten (door bezettingsbeperkingen) - vallen ook in deze categorie.

Always-on-oplossingen brengen extra kosten met zich mee voor het bedrijfsleven. Er zijn directe kosten voor zaken als beschermingsmiddelen en vaker schoonmaken. Als de always-on-oplossing een verminderde capaciteit inhoudt, zal de winst dalen. Ten slotte kunnen opnieuw ontworpen ruimtes, workflows en processen leiden tot lagere productiviteit, grotere inefficiëntie of ongelukkigere werknemers. Natuurlijk kunnen bepaalde veranderingen de productiviteit verhogen. Sommige bedrijven, vooral die in drukke steden zoals New York, melden dat thuiswerken hen productiever heeft gemaakt, vooral omdat het lange woon-werkverkeer overbodig maakt.

In de volgende fase van het herstel van covid-19 zullen veel CEO's van grote ondernemingen zich gaan gedragen als presidenten en premiers.

Verschillende soorten bedrijven lenen zich op verschillende manieren voor altijd beschikbare oplossingen. In tuincentra is het gemakkelijker om sociale afstand te bewaren dan in kapsalons. Sommige bedrijven kiezen ervoor om niet open te gaan, ook al is dat wel toegestaan: veel restaurants hebben ervoor gekozen om hun eetgelegenheden gesloten te houden omdat ze met social distancing niet genoeg klanten tegelijk kunnen binnenlaten om de kosten van schoonmakers en wachten te compenseren personeel.

Jouw keuzes

Als manager bent u verantwoordelijk voor het maken van de op informatie gebaseerde en altijd beschikbare oplossingen van uw organisatie. U moet beslissen hoeveel informatie u verzamelt over wie besmettelijk en immuun is; hoe u die informatie verzamelt en hoe vaak; en hoe u ernaar kunt handelen, op basis van hoeveel risico uw organisatie bereid is te dragen. U moet ook beslissen hoe uw dagelijkse processen moeten veranderen om de verspreiding van ziekten te beperken als een geïnfecteerde persoon op uw werkplek arriveert, en overwegen hoe deze veranderingen zowel de veiligheid als de productiviteit zullen beïnvloeden. Het heeft geen zin om werknemers terug naar kantoor te halen als altijd beschikbare oplossingen hen ervan weerhouden hun werk beter te doen dan thuis.

Samen bepalen deze beslissingen of uw bedrijf kan overleven en bloeien terwijl wij wachten op een behandeling of een vaccin. Deze beslissingen omvatten berekende afwegingen, inzicht in risico's en een bereidheid om te innoveren.

In de volgende fase van het herstel van covid-19 zullen veel CEO's van grote ondernemingen zich gaan gedragen als presidenten en premiers. Ze zullen hun aantal infecties en sterfgevallen rapporteren, hun strategieën uitleggen om hun curves vlak te houden, beslissen hoe snel isolatiemaatregelen kunnen worden versoepeld en overschakelen naar de crisisbeheersingsmodus wanneer er een uitbraak is. Sommige zullen meer op de VS lijken, andere meer op Zweden. De uitbijters, degenen die ongebruikelijke strategieën kiezen of meer infecties ervaren dan hun leeftijdsgenoten, zullen onder de loep worden genomen. Hun uitdaging is dat bij elke beslissing een afweging moet worden gemaakt tussen winst op korte termijn en veiligheid, en daarom een ​​bepaald risico met zich meebrengt. Als het noodlot toeslaat, zoals voor sommigen waarschijnlijk zal gebeuren, dan zal de centrale vraag niet zijn wie de schuldige is, maar of het risico dat ze namen verstandig was.

De auteurs zijn architecten van het Creative Destruction Lab (CDL), een non-profitorganisatie met een missie om de commercialisering van wetenschap te versnellen voor de verbetering van de mensheid. Hun onlangs gelanceerde CDL Recovery-programma ondersteunt ondernemende ondernemingen bij het ontwikkelen van op informatie gebaseerde oplossingen voor de covid-19-crisis. Joshua Gans is de auteur van Economie in het tijdperk van Covid-19 (MIT Pers, 2020) .

zich verstoppen