De gedigitaliseerde organisatieman van David Allen

David Allen is auteur van de bestseller Dingen gedaan krijgen: de kunst van stressvrije productiviteit en een van 's lands toonaangevende goeroes op het gebied van persoonlijk tijdbeheer. Zijn tijdbeheersysteem legt de nadruk op het onmiddellijk handelen op basis van binnenkomende informatie - hetzij door de actie te voltooien, als het in een paar minuten kan worden gedaan, deze te delegeren of door deze gedurende een bepaalde tijd op te bergen in specifieke taken- en vervolgmappen opzij voor grotere taken. (Inderdaad, Allen heeft een paar discipelen hier bij Technology Review.)

Toen we Allen deze week inhaalden, vroegen we hem wat hij vindt van de nieuwste technologische hulpmiddelen voor het bijhouden van taken en verplichtingen, zoals Google Agenda, die vorige week werd gelanceerd (zie Google's Time Keeper).

Technologie beoordeling: Computers en internet laten ons doen meer dingen, maar kunnen ze ons echt helpen om meer dingen voor elkaar te krijgen? Hoe past technologie in een goed tijdmanagementsysteem?

David Allen: Ten eerste beheers je de tijd niet. Tijd is tijd, en het kan niet worden beheerd. Wat u beheert, zijn verplichtingen. Met de kalender kunt u maximaal drie of vier procent regelen van wat u moet doen. Wat je echt nodig hebt, is een manier om je verplichtingen bij te houden. Dan begin je een idee te krijgen van de enorme hoeveelheid toezeggingen die je hebt gedaan, en kun je die toezeggingen herzien.

De overgrote meerderheid van gadgets doet niets meer dan het versnellen van hoe u deze informatie snijdt en in blokjes snijdt. Er is geen verschil tussen uw agenda op zak hebben of op internet. Ik heb een Palm, en ik zou die niet eens gebruiken, tenzij hij een maand in één oogopslag had, wat de enige reden is dat Palm een ​​beetje beter is dan veel van de andere gadgets voor het verwerken van digitale informatie. Maar het heeft een even groot nadeel: uit het oog, uit het hart.

Vaak moet je de lijst met oproepen bekijken die je moet maken als je achter je telefoon zit en wanneer je wat tijd hebt. Als een computer die informatie alomtegenwoordiger en gemakkelijker toegankelijk maakt, dan helpt het in die mate.

Maar een computer kan je ook de illusie geven dat je georganiseerd bent - terwijl je eigenlijk alleen maar tijdelijke aanduidingen bijhoudt. In de geekwereld houden veel mensen van mijn spullen, omdat het een boost geeft aan wat je voor elkaar kunt krijgen. Maar als u overwerkt bent, zult u net zo moe zijn als u een elektronische of online kalender gebruikt als wanneer u een papieren kalender gebruikt.

TR: Hoe houdt u uw eigen verplichtingen bij?

GEEFT: Eerlijk gezegd heb ik alleen lijsten nodig. Een van die lijsten is een kalender, en de andere zijn lijsten met dingen die mogelijke opties bevatten, dingen die ik zelf kan doen, afhankelijk van waar ik ben, zoals @work, @home, enz. Ik heb niets nodig maar deze acht of negen platte lijsten. Alles dat lijsten beheert, werkt daarvoor prima. Ik heb op precies deze manier een papieren planner gebruikt. Het is gewoon een beetje makkelijker om een ​​Palm te dragen. Maar ik zou gemakkelijker door de planner kunnen kijken dan door de pda.

TR: Hoe zit het met smartphones zoals Palm's Treo, met agenda's, e-mail, enzovoort? Hiermee kunt u takenlijsten bijhouden en bellen vanaf hetzelfde apparaat.

GEEFT: Mijn Sony-Ericsson-telefoon is veel leuker om in mijn zak te hebben dan een Treo, waar veel mensen van houden, maar PDA's zijn onhandige kleine dingen. Ik mix en match liever mijn Palm en mijn telefoon dan ze samen te gooien. Als de ene uitvalt, wil ik dat de andere werkt. En de kleine vormfactor van de telefoon is een pluspunt. Ik was net aan het wandelen in Boston. Ik stopte de mobiele telefoon in mijn zak. Ik wilde de Palm niet nemen. Als ik een Treo had, zou ik ze allebei moeten meenemen, en dan zou ik dat grote onhandige ding in mijn zak hebben.

Ook worden veel PDA's als kleine computers, waar je twee of drie klikken moet doorlopen om je lijsten te vinden. Als u 43 verschillende categorieën in Outlook in kaart wilt brengen op uw Windows Mobile-apparaat, maar u wilt gewoon snel bellen, op hoeveel plaatsen moet u dan kijken? Ik begrijp dat als je echt nerd bent, dit een gewoonte wordt - dan heb je je onbewuste weerstand afgebroken. En veel van dit spul werkt op onze eigen innerlijke nerds als we op zaterdag thuis zijn met de gadgets. Maar als je in de greep bent van de realiteit, wanneer je herstellende bent van de griep en je je rot voelt, kan het maar beter heel eenvoudig en echt toegankelijk voor je zijn.

TR: Hoe zou een echt bruikbare vorm van personal-organizer-technologie er voor jou uitzien?

GEEFT: We zouden redelijk slimme intelligentie kunnen inbouwen, net zoals Mitch Kapor [oprichter van Lotus] dat oorspronkelijk deed met Agenda. [Agenda was een op DOS gebaseerd programma voor het beheren van persoonlijke informatie dat eind jaren tachtig en begin jaren negentig door Lotus op de markt werd gebracht; het maakte vrije invoer en categorisering van kleine items in een database mogelijk en wordt nog steeds door veel van zijn toegewijden gebruikt. -red. ] Als ik gewoon Call Bill op een PDA-scherm kon noteren en het verscheen meteen in mijn bellijst, en daar is het wanneer ik op het vliegveld ben en ik tijd heb om een ​​paar telefoontjes te plegen, dat gaat dingen goed maken een stuk handiger.

Als de dag komt dat ik hier met je zit te praten, en ik besef dat ik batterijen nodig heb voor mijn camera, en ik zeg dat gewoon tegen mijn PDA, en als ik dan boodschappen ga doen, staat het al op mijn lijst - als het is snel en kogelvrij en naadloos en toont u de gegevens die u wilt zien in elke context waarin u zich bevindt - dan zullen computers uiteindelijk nuttige hulpmiddelen worden, omdat ze ons steeds sneller de gegevens zullen bezorgen die we willen.

Tablet-pc's [laptops met pen-gebaseerde interfaces] komen steeds dichterbij. Mensen in mijn technologieteam en andere mensen die ik ken zijn tablet-pc-freaks en ze zijn dol op ze. Ze houden van de aanraking en het gevoel van papier, maar de tablet is een krachtige manier om dat te digitaliseren. Het is best grappig. Als de computer echt, echt, echt goed en krachtig en snel wordt, begint hij met papier te evenaren.

Maar als je ver genoeg in GTD bent geraakt [ Dingen gedaan krijgen ], weet je dat je grootste uitdaging het doen van de wekelijkse beoordeling is [tijd gereserveerd voor het evalueren en wannen van lijsten en het bepalen van de volgende actie voor elk item]. Als ik een miljard dollar had, zou ik iets ontwerpen dat een wekelijkse beoordeling op maat zou doen. Het zou de juiste vragen oproepen en het zou me aan het denken zetten over de resultaten. Er zou bijvoorbeeld staan: Je gaat naar New York. Wil je dat ik theaterkaartjes bemachtig zoals de vorige keer dat je er was? Er zijn veel coole dingen die je zou kunnen inbouwen in een echte persoonlijke manager.

WR: Het uiteindelijke doel om dingen voor elkaar te krijgen is om mensen te helpen een, zoals je zegt, een geest als water te hebben - zodat ze dingen echt op hun lijsten kunnen zetten en wat rust kunnen hebben als hun hoofd niet gevuld is met alle dingen die ze hebben Te doen. Brengt technologie ons dichter bij dat soort niet-doen?

GEEFT: Ik wil zo vaak mogelijk niets doen. Daarom krijg ik mijn e-mailinbox constant zo dicht mogelijk bij nul en probeer ik al die lussen te sluiten. De meeste mensen besteden de hele week voordat ze op vakantie gaan gewoon om dit soort dingen te beheren en er niet door te worden beheerd. Maar 90 procent van het werk van GTD is gewoon heel snel kunnen opzoeken wat ik nu [moet] doen.

Homepagina-afbeelding met dank aan de David Allen Company. (Foto is van David Allen.)

zich verstoppen