211service.com
E-mail die u niet kunt negeren
Veel werknemers komen van hun vakantie terug in een lawine van ongelezen e-mails. En het sorteren van de belangrijkste van het triviale zou zomaar alle goodwill voor de feestdagen kunnen uitputten - vooral nu driekwart van alle inkomende kantoor-e-mail junk is, volgens onderzoeksbureau Gartner.
Er zijn echter nieuwe oplossingen om je mailbox te beheren die software en sociologie combineren. Deze nieuwere toepassingen gaan verder dan bestaande maatregelen, zoals spamfilters en zwarte lijsten, en geven prioriteit aan inkomende e-mail door de patronen van menselijke interactie te bestuderen.
Microsoft Research heeft op 30 november zo'n programma uitgebracht. De gratis download heet SNARF, voor Sociaal netwerk en relatiezoeker . Het werkt samen met Microsoft Outlook (2002 en nieuwere versies), bladert door e-mailgeschiedenissen en volgt communicatieketens om de ongelezen berichten op te sporen die het het belangrijkst acht.
SNARF meet het belang van een afzender op basis van twee belangrijke factoren: het aantal en de frequentie van verzonden en ontvangen berichten. Het programma sorteert vervolgens ongelezen e-mails in drie velden: berichten waarbij de gebruiker wordt vermeld in de velden Aan of CC, groeps-e-mails en alle berichten die in de afgelopen week zijn ontvangen. SNARF geeft berichten weer op afzender, in plaats van onderwerpregels, en plaatst de belangrijkste correspondenten van een gebruiker bovenaan.
Danyel Fisher, een onderzoeker bij Microsoft's Community Technologies Group en lid van het SNARF-ontwikkelingsteam, gelooft dat de effectiviteit van SNARF in zijn eenvoud ligt. We tellen alleen e-mails, zegt Fisher. Sommige mensen noemen het misschien een hersendood algoritme, maar de berichten die je iemand stuurt, geven redelijk goed aan hoe goed je mensen kent, zegt hij. Het kan heel gedetailleerd zijn.
Microsoft heeft nog geen plannen om SNARF op te nemen in een commercieel programma zoals Outlook, maar Fisher zegt dat sociale netwerken een thema zullen blijven in de productontwikkeling van het bedrijf. Hoewel dit slechts demonstratiesoftware is, vertelt het ons dat er honger is naar nieuwe manieren van denken over e-mail, zegt Fisher. We houden rekening met wat belangrijk is en hoe mensen het gebruiken.
Het is niet verrassend dat Microsoft niet het enige bedrijf is dat de voordelen ziet van het toevoegen van informatie over sociale netwerken aan productiviteitstoepassingen. LinkedIn is een website die gebruikmaakt van het zes-graden-van-scheidingsprincipe om professionals te helpen netwerken. Het verwacht een update uit te brengen voor zijn Outlook-werkbalktoepassing in januari zal dat prioriteit geven aan e-mails door persoonlijke relaties te vinden tussen andere LinkedIn-leden.
E-mail is een essentieel hulpmiddel en mensen hebben moeite om het te beheren, zegt Konstantin Guericke, mede-oprichter van LinkedIn, die gelooft dat het netwerk van contacten die gebruikers al hebben gelegd op de service van zijn bedrijf, ook kan helpen bij het ordenen van hun berichten. We hebben een netwerk en we willen het gebruiken om van toepassing te zijn op het leven van mensen - niet alleen om de twee jaar wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe baan, zegt hij.
Voor Guericke zal de LinkedIn-werkbalk SNARF verbeteren door bredere sociale criteria aan te pakken dan e-mailgeschiedenissen. Volgens ons heb je een mix van impliciete relaties nodig, zegt hij, en hij benadrukt het belang van minder voor de hand liggende contacten, zoals nieuwe zakelijke leads, die e-mailgeschiedenis niet kan voorspellen.
Guericke merkte op dat de nieuwe werkbalk gebruik zal maken van de LinkedIn-website om berichten van nieuwe afzenders binnen het bestaande sociale netwerk te herkennen. Het benutten van e-mailpatronen is een goede bron van gegevens, maar profiel- en relatie-informatie is ook nodig om het goed genoeg te laten werken zodat gebruikers het nuttig zullen vinden, zegt hij.
Voor sommige technologen is het echter overdreven om sociaal bewustzijn in e-mailsystemen in te bouwen. Verschillende bestaande applicaties organiseren en prioriteren inkomende e-mail al beter dan algoritmische filters, zegt Ross Mayfield, chief executive van sociale tekst , een netwerktoepassing die gebruikmaakt van door de gemeenschap bewerkbare bulletinboards, wiki's genaamd, om e-mails in projectbeheer volledig te vervangen.
Soms kom je terug van vakantie en heb je tweeduizend e-mailberichten, en [SNARF] zou een dimensie kunnen bieden om die gegevens te sorteren, zegt Mayfield. Als ik gebruikers echter zou adviseren, zou ik ze dit als laatste redmiddel laten gebruiken. Een rangschikking van wat misschien belangrijker voor u is, op basis van gedrag uit het verleden, kan alleen maar leiden tot het creëren van een andere echokamer.
Hoewel Mayfield gelooft dat op groepen gebaseerde wiki's een manier zijn om interoffice e-mails te verminderen, denkt hij ook dat een focus op het zoeken naar e-mail, in plaats van sorteren, kan helpen om opgeblazen inboxen te doorzoeken, terwijl de tijd die het lezen van irrelevante e-mails tot een minimum beperkt, wordt geminimaliseerd. Je hebt geen filter vooraf nodig als je een sterke zoekfunctie hebt om op terug te vallen, zegt hij, daarbij verwijzend naar de geïntegreerde zoekmogelijkheden van e-mailsystemen zoals Google's Gmail en Yahoo Mail.
Natuurlijk kan tot nu toe geen enkel systeem berichten identificeren en op de juiste manier benadrukken van de connecties die je maakt buiten de elektronische wereld - de persoon met wie je zojuist visitekaartjes hebt uitgewisseld, de lang verloren gewaande neef of je vriend met een nieuw e-mailaccount.
Coye Cheshire , een professor aan de School of Information Management and Systems aan de University of California, Berkeley, die sociale uitwisselingen online bestudeert, is van mening dat het opleggen van regels - zelfs die welke zijn afgeleid van eerdere gewoonten - de communicatie beperkt. We kunnen waarschijnlijk goede aannames doen op basis van e-mailgebruik, maar we hebben andere interacties waar ze nog geen voordeel uit halen, zegt hij.
Cheshire gelooft dat dit soort problemen zal worden aangepakt door de volgende generatie sociaal bewuste tools, waarvan hij hoopt dat ze netwerkintelligentie zullen integreren in alledaagse communicatie, zoals telefoongesprekken en instant messaging. Naarmate we zien dat dingen meer in de richting van elektronische vormen van communicatie gaan, en dat telefoonlijnen overgaan op elektronische breedbandlijnen, vergroot dit de mogelijkheid van meer interactieve communicatie, zegt Cheshire.