211service.com
E-mail effectief archiveren
Het kwijtraken van e-mail kan een serieus probleem zijn voor zowel de publieke als de private sector. Onlangs kwam het Witte Huis onder vuur te liggen vanwege: het niet bewaren van archieven van zijn e-mail , zelfs nadat de regering-Clinton een archiveringssysteem had ingesteld vanwege een soortgelijk schandaal. De regering-Bush heeft het bestaande archiveringssysteem aan de kant geschoven als onderdeel van een overstap van Lotus Notes naar Microsoft Exchange, en de huidige systeem vertrouwt naar verluidt op een combinatie van back-uptapes en handmatig sorteren. Eerder deze week, volgens de Washington Post , uit gerechtelijke documenten bleek dat het Witte Huis heeft geen e-mails kunnen vinden verzonden tijdens een periode in 2003 die de invasie van Irak omvat.
Het kan moeilijk zijn om e-mail effectief te archiveren omdat het in zulke grote hoeveelheden wordt verzonden, wat het moeilijk maakt om het op te slaan in een vorm die gemakkelijk te doorzoeken is en aantoonbaar fraudebestendig is. Beide vereisten zijn vooral belangrijk voor e-mail die nodig is voor rechtszaken en andere juridische situaties. Gelukkig zeggen experts dat er veel goede technologieën zijn voor een goede e-mailarchivering en dat de mogelijkheden de laatste jaren alleen maar beter zijn geworden.
Back-uptapes zijn een slechte methode voor het archiveren van e-mail, zegt Mark Diamond van contour , een adviesbureau voor gegevens en opslag. Tapesystemen maken met vaste dagelijkse of wekelijkse intervallen snapshots van gegevens, waardoor de mogelijkheid open blijft dat gegevens zowel kunnen worden gemaakt als verwijderd voordat een kopie kan worden gemaakt. Daarom zijn tape-back-ups eigenlijk alleen maar goed als verzekering tegen systeemstoringen. Een fatsoenlijk archiveringssysteem, zegt Diamond, omvat de mogelijkheid om te weten wat je hebt en de mogelijkheid om ... e-mails te vinden en ze gemakkelijk op te halen, wat erg moeilijk is op back-uptapes.
Er is ook een groeiend besef dat archiveringssystemen moeten worden geautomatiseerd om goed te kunnen werken, in tegenstelling tot het moeizame en foutgevoelige handmatige sorteersysteem dat momenteel in het Witte Huis wordt gebruikt. Zelfs veel digitale archiveringsschema's slaan bestanden op meerdere locaties op. Voor een volledige zoektocht naar alle bestanden met betrekking tot een bepaalde rechtszaak kan het nodig zijn om veel machines op verschillende locaties te doorzoeken. Diamond zegt dat een goed archiveringssysteem de e-mail registreert zodra deze de server bereikt. Andere geautomatiseerde tools zijn bedoeld om e-mail die betrekking heeft op bestaande rechtszaken te beschermen en om het gemakkelijk te maken om bestaande opgeslagen berichten te doorzoeken.
Diamond zegt dat nieuwere archiveringssystemen verder gaan dan alleen het opslaan van e-mail, waardoor het mogelijk is om in een kwestie van minuten gegevens te herstellen die anders weken of maanden zouden kunnen duren. Dergelijke verbeteringen zijn belangrijk, zegt hij, omdat elke e-mail die iemand verstuurt, of het nu van de e-mailserver van het Witte Huis of de e-mailserver van het bedrijf is, een zakelijk document is. Rechtbanken en toezichthouders zijn heel duidelijk geweest, zegt hij, dat dit betekent dat e-mail goed moet worden bewaard. De kosten kunnen hoog zijn als er geen goede systemen zijn. Naast zorgen over het Witte Huis, wijst Diamond op een zaak tussen Intel en AMD waarin de eerstgenoemde meer dan $ 25 miljoen besteedde aan het herstellen van verloren e-mail. Het typische Fortune 500-bedrijf, zegt Diamond, heeft op elk moment meer dan 150 juridische procedures in behandeling. Minstens 50 procent van de kosten van die rechtszaak, voegt hij eraan toe, zit in het herstellen van de benodigde documenten, waarvan de meeste elektronisch zijn.
Hoewel het op het eerste gezicht misschien belangrijk lijkt om uit te zoeken welke e-mails moeten worden bewaard, zeggen sommige experts dat het het beste is om ze allemaal te bewaren. Robin Bingeman, productmanager voor Forensic and Compliance Systems, een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd bedrijf dat een archiveringstool maakt met de naam Cryoserver , heeft een favoriet voorbeeld om het punt te illustreren. Stel je een e-mail voor waarin het volgende staat: Hoi Bill, leuk je vorige week te zien. Het spijt me te horen over Eileens nierinfectie. Ik hoop dat ze snel uit het ziekenhuis komt. Welnu, hier is dat document dat ik beloofde met betrekking tot het falen van de stuurkolom van de klant. Ik denk dat we het technische team er naar moeten laten kijken voordat het een beetje een probleem van de klant wordt. Afhankelijk van je perspectief, benadrukt hij, kan de e-mail als persoonlijk worden beschouwd. Maar het bevat ook informatie over productaansprakelijkheid die, in ieder geval volgens de Europese wetgeving, 10 jaar bewaard moet worden. Een menselijke sorteerder zou zich gemakkelijk op slechts één aspect van de e-mail kunnen concentreren, en een algoritme voor natuurlijke taalverwerking zal waarschijnlijk in de war raken. Bingeman vindt dat bedrijven alles zo lang mogelijk moeten bewaren en zich moeten concentreren op het bedenken van goede manieren om de gegevens te doorzoeken en te bewijzen dat er niet mee is geknoeid, zodat het als bewijs kan worden toegelaten in geval van een rechtszaak geval. Hij voegt eraan toe dat dit soort beleid ook goed is omdat het een bedrijf de kans geeft om te bewijzen dat een vermeende e-mail niet is verzonden - iets wat onmogelijk is met back-uptapes, die niet alles opnemen.
Peter terSteeg, technisch directeur van Quest-software ’s unified communications business unit, zegt dat bedrijven echter meer moeten doen dan alleen e-mail opslaan. Bedrijven hebben één ruit nodig om alle gegevens te vinden die ze nodig hebben voor rechtszaken, zegt hij. Ze moeten leveranciers vinden die een aanzienlijke investering gaan doen in die ene ruit om te zoeken in alle gegevenstypen in die organisatie.
Bestanden of gegevens die zijn geproduceerd door samenwerking op het web, zoals via Microsoft's Deel punt , moeten samen met e-mail, terSteeg-notities worden gearchiveerd. Een komende uitdaging voor leveranciers als Quest, zegt hij, is om een systeem te ontwikkelen dat al deze soorten gegevens archiveert en ze gemakkelijk te doorzoeken en te produceren als betrouwbaar bewijs voor de rechtbank, zelfs als de hoeveelheid gegevens aanzienlijk groeit over de capaciteit van een organisatie. levenslang.
Mimosa-systemen CEO TM Ravi is het eens over de richting die het veld opgaat. Eerder deze week kondigde Mimosa zelfs nieuwe functies aan voor het bestaande e-mailarchiveringssysteem van het bedrijf, waarmee bedrijven documenten kunnen archiveren en zoeken die verder gaan dan e-mail en instant messages. Met behulp van een techniek die global single instancing wordt genoemd, doorzoekt de software het archief naar identieke gegevens die op meerdere locaties zijn opgeslagen, bijvoorbeeld als een Word-bestand wordt opgeslagen door een gebruiker en vervolgens wordt gemaild naar 40 personen binnen een bedrijf, en er slechts één wordt bewaard. kopiëren. In de toekomst, zegt Ravi, is het bedrijf van plan om ook ondersteuning voor SharePoint-bestanden toe te voegen.
Uiteindelijk gaat het bij e-mailarchivering niet om het opslaan van e-mail, zegt Contoural's Diamond. Het gaat om controle. Gezien de ontwikkeling van tools op de markt in de afgelopen jaren, zegt hij, ontstaan de meeste problemen wanneer organisaties, waaronder het Witte Huis, geen goed beleid bedenken voor het gebruik van de beschikbare technologieën.