211service.com
ERP-software krijgt een tweede leven in de cloud
Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen hebben niet de meest glorieuze geschiedenis. In de jaren negentig beweerden ERP-aanbieders dat de technologie het einde zou inluiden van tijdrovende stappen in productiebedrijven. ERP beloofde alles te automatiseren en te integreren, van het volgen van bestellingen tot productdistributie en productieplanning. Maar de technologie leverde vaak niets op. Sommige boze klanten hebben zelfs hun ERP-leveranciers aangeklaagd.
Nu maken innovaties de technologie echter nuttiger en kosteneffectiever. De software kan op afstand (in de cloud) worden gehost en op mobiele telefoons worden gebruikt. Het kan fabrikanten helpen kosten te besparen en hun activiteiten te stroomlijnen voor veel minder dan wat ERP-systemen vroeger kostten.
Het in Oklahoma gevestigde DDB Unlimited, bijvoorbeeld, investeerde in april 2010 $ 235.000 in een traditioneel ERP-systeem. DDB Unlimited, een fabrikant van robuuste behuizingen voor elektrische en communicatieapparatuur, hoopte informatie van zijn ongelijksoortige boekhoud-, voorraad- en productieafdelingen te verzamelen in een centrale database voor een realtime overzicht van de productieprocessen. Maar het systeem bleek traag en moeilijk te navigeren, waardoor werknemers er drie keer langer over deden om hun werk te doen, herinnert oprichter en president Dusty Mahorney zich.
Dus afgelopen januari is DDB Unlimited overgestapt op een extern gehost ERP-systeem van een andere provider, Acumatica. DDB Unlimited huurt in wezen een op internet gebaseerd ERP-systeem zonder dure, onderhoudsarme servers aan te schaffen. Acumatica zorgt voor software-upgrades, patches en back-ups, waardoor de IT-afdeling van DDB Unlimited zich kan concentreren op de productiefaciliteiten. Werknemers kunnen het systeem gebruiken om productiekosten bij te houden, debiteuren te bekijken, inkooporders in te voeren, voorraad te controleren en cheques te wissen. Het systeem heeft DDB Unlimited geholpen om de orderverwerkingscyclus te verkorten van twee uur tot 45 minuten. Medewerkers hebben vanaf een externe computer toegang tot het systeem voor realtime informatie, zoals de aankoopgeschiedenis van een klant.
Het kostte DDB Unlimited ongeveer $ 100.000 om gegevens over te dragen en de andere stappen te nemen die nodig zijn om het cloud-ERP-systeem te implementeren, wat $ 35.000 per jaar kost. Maar Mahorney zegt dat de verhuizing $ 80.000 aan jaarlijkse kosten zal verminderen ten opzichte van de pre-ERP-dagen.
Zelfs enkele spraakmakende bedrijven hebben grote problemen gehad met eerdere versies van ERP-systemen. Denk aan de mislukte ERP-implementatie van Hewlett-Packard in 2004. Het droeg bij tot $ 160 miljoen aan orderachterstanden en resulteerde in geannuleerde zendingen en omzetverlies. In 1999 gaf Hershey ERP en andere software de schuld van het niet leveren van $ 100 miljoen aan Halloween-snoepjes.
Er zijn al die geweldige verhalen over deze rampzalige implementaties die honderden miljoenen dollars kosten en soms zelfs failliete bedrijven die geen idee hadden wat het daadwerkelijk zou kosten om een ERP-systeem te implementeren, zegt Seth Ravin, CEO van Rimini Street, een ERP-softwareondersteuning en onderhoudsbedrijf.
Sommige bedrijven anticiperen nog steeds niet op de inherente complexiteit van ERP-technologie. Met een cloudgebaseerde ERP-oplossing kunnen fabrikanten echter de stap zetten zonder vooraf veel geld uit te geven. Fabrikanten hoeven niet per se miljoenen dollars uit te geven om software te kopen, zegt Eric Kimberling, president van het in Colorado gevestigde ERP-adviesbureau Panorama Consulting Solutions. Het is als het leasen van een auto.
Mobiele apparaten maken ERP ook aantrekkelijker voor fabrikanten. Nu kunnen werknemers de systemen gebruiken om inkooporders goed te keuren, zendingen te volgen en productieknelpunten te signaleren, zelfs als ze zich buiten de fabriek bevinden.
Een andere verbetering waar fabrikanten hun voordeel mee kunnen doen, is open-source ERP, dat, in tegenstelling tot propriëtaire systemen, doorgaans een openbare codebasis heeft waarmee gebruikers het product kunnen aanpassen aan hun behoeften. Open-sourceoplossingen omvatten over het algemeen ook toegang tot een ad-hocgemeenschap van ontwikkelaars voor ondersteuning en samenwerking.
Maar hoewel mobiele en open-source ERP-systemen flexibel zijn, zijn ze niet voor iedereen geschikt. Het uitrusten van veldwerkers met ERP-gegevens op hun smartphones geeft aanleiding tot enorme veiligheidsproblemen. En het kan voor sommige bedrijven moeilijk zijn om volledig te profiteren van open-sourcesoftware, tenzij je een organisatie bent met een zeer geavanceerde IT-winkel, zegt Kimberling.