211service.com
Groene bergstaat wordt groener
Kantoren zullen waarschijnlijk nooit volledig papierloos zijn, ondanks de langdurige technologie profetie Integendeel. Maar een scherpe vermindering van het papiergebruik is nog steeds mogelijk, zoals een overheidsinstantie in Vermont probeert te bewijzen.
Vermont's Afdeling Informatie en Innovatie (DII) verzorgt de IT-aanbestedingen voor de staat, en veel van dat werk is papierintensief. Het bureau sluit contracten af met externe leveranciers, zoals leveranciers van antivirussoftware of hardwareverkopers, om de technologische infrastructuur van de deelstaatregering te onderhouden. Een bepaald contract dat door de DII wordt afgehandeld, moet mogelijk door meerdere mensen worden gezien en goedgekeurd voordat het kan worden geaccepteerd, en elke stap moet nog steeds met de hand worden afgedrukt en ondertekend. De DII kan in een maand 80 van dergelijke contracten afhandelen.
Ongeveer een jaar geleden begonnen ambtenaren van het agentschap te proberen het proces efficiënter en goedkoper te maken door meer te vertrouwen op online tools. De DII werd een bètatester voor software van IBM en Silanis waarmee medewerkers van het bureau een document digitaal kunnen ondertekenen door een beetje gegevens toe te voegen waarmee de identiteit van de ondertekenaar elektronisch wordt geverifieerd en vastgelegd, zonder dat een uniek handschrift nodig is. Het systeem waarschuwt vervolgens automatisch de volgende persoon in de rij dat het zijn of haar beurt is om het te bekijken. Het is niet nodig om een fysiek document rond te sturen om handtekeningen te verzamelen. De stroom van contracten door de organisatie wordt niet langer beperkt door de loopsnelheid van medewerkers.
Soortgelijke maatregelen in elke organisatie kunnen besparingen opleveren die snel oplopen. Ken Bisconti, hoofd van IBM's Enterprise Content Management-divisie, zegt dat wanneer bedrijven stoppen met het afdrukken van e-mails en andere documenten die digitaal zijn geboren, ze het papierverbruik met 80 tot 90 procent kunnen verminderen. François Ragnet, programmamanager bij Xerox Research Center die zich richt op documenttechnologie, ziet een toekomst voor zich waarin veel meer documenten online worden opgeslagen en automatisch worden bijgewerkt, zodat papier slechts in beperkte omstandigheden nodig is.
Maar voorlopig kan papier slechts tot op zekere hoogte worden geminimaliseerd, zegt Kris Rowley , de chief information security officer van DII. Definitieve versies van contracten moeten nog worden afgedrukt en fysiek worden gearchiveerd. En niet elke afdeling binnen de deelstaatregering is bereid of in staat om elektronische handtekeningen te gebruiken. Papier op kantoor zal nooit verdwijnen, zegt Rowley. Ze weet ook niet zeker hoeveel geld de inspanning zal besparen. Toch hoopt ze dat de DII zijn steentje kan bijdragen om het verwachte gat van $ 153 miljoen in de staatsbegroting te verkleinen. Vermont ging altijd over groen, zegt ze, en er wordt ontzettend veel papier verspild - dat is niet nodig, vooral niet met de technologie zoals die gaat.