Vergaderingen zuigen. Kunnen we ze leuker maken?

illustratie van een man in een pak die op een laptop werkt alsof hij in een 8-bits pixelvideogame zit

mevrouw Tech | Pexels





Drie weken geleden was Mark Zuckerberg aan het chatten met gastheer Gayle King in de televisieshow CBS vanmorgen . In plaats van in een studio te zitten of een videoconferencing-app te gebruiken, praatten ze echter met elkaar in virtual reality.

Zuckerberg was op prime time om te introduceren Horizons werkkamer , een Facebook-app die gebruikers verbindt met een virtual reality-ruimte via de headset van het bedrijf, Oculus. Voor de gelegenheid hadden Zuckerberg en King cartoonachtige avatars van zichzelf gemaakt, dankzij bewegingssensoren die hun hoofd- en handbewegingen nabootsten.

Het hele effect was op zijn best onhandig. King verwonderde zich over de sproeten van Zuckerberg, terwijl de laatste maar doordreunde over de metaverse. Op een gegeven moment stelde King de vraag van een miljoen dollar: kreeg je helemaal uitgezoomd? Omdat ik aan het uitzoomen was.



Toen de naam van Zoom een ​​werkwoord werd, kwam het bedrijf binnen bijna een miljard dollar . Maar de alomtegenwoordigheid heeft een prijskaartje. Achttien maanden na de pandemie duwden kantoormedewerkers voor het eerst virtuele vergaderingen, uitgezoomd of omgaan met Zoom-vermoeidheid is een veelgehoorde klacht onder mensen die de videoconferentie-app dagelijks gebruiken.

Geen wonder dat andere technologiebedrijven zich afvragen hoe ze ook vergaderingen opnieuw kunnen uitvinden, vooral omdat het er niet naar uitziet dat werken op afstand snel zal gebeuren. Maar om de kroon van Zoom te veroveren, moeten ze creatief zijn en manieren bedenken om te voorkomen dat werknemers zich opgebrand voelen door eindeloze videogesprekken.

Een van die bedrijven is natuurlijk Facebook. Horizons Workroom is de eerste stap van het bedrijf in de richting van zijn nogal vage ambitie om een ​​digitale metaverse te creëren, een virtuele ruimte waar mensen werken, spelen en vermoedelijk heel veel lucratieve advertenties zien. Maar Horizons Workroom werd op grote schaal belachelijk gemaakt nadat het was gedemonstreerd. Een schrijver zei dat het gevangen was het ergste van het persoonlijke kantoorleven, bijvoorbeeld, terwijl een ander het noemde niet dwingend. De consensus was dat noch de technologie, noch de werknemers klaar waren voor een volledig meeslepende virtuele werkplek.



Toch zijn bedrijven wanhopig op zoek naar manieren om samenwerking en collegialiteit in een afgelegen omgeving te bevorderen. Hoewel een volledig meeslepende VR-configuratie op dit moment misschien een stap te ver gaat, willen velen vergaderingen leuker maken door virtuele werelden te creëren die lijken op videogame-omgevingen of door zelf videogames te gebruiken als vergaderomgeving.

De hoop is dat dit een manier kan zijn om werknemers productiever en gelukkiger te maken. Als iemand het goed kan doen, dan wel.

Een cruciaal doel is om wat plezier in de ervaring te brengen, suggereert Jaime Teevan, hoofdwetenschapper bij Microsoft voor ervaringen en apparaten, die productiviteit heeft bestudeerd. Teevan zegt dat vergaderingen op afstand een uitdaging vormen voor de manier waarop we de ruimte gebruiken om te communiceren, waardoor onze werelden worden beperkt tot claustrofobische digitale vierkanten. Ze denkt dat voor betere communicatie ruimte moet worden gecreëerd door te spelen. We zijn experts in het gebruik van ruimte, en dat verliezen we bij online vergaderingen, zegt ze. Het spel en de sociale connectie ontdekken is daar fundamenteel.



Daarom ben ik vorige maand op een ochtend vroeg lid geworden Kumospace , een startup die Google tot zijn klanten rekent en op zijn homepage belooft zinvolle verbindingen te maken in onvergetelijke virtuele ruimtes. Een video van mezelf werd gecondenseerd tot een klein plein dat door een virtuele lobbyruimte dwaalde met banken, een piano, slangenplanten en een jukebox die een Spotify-mix met de naam Quiet Hours schalde. Toen oprichter Brett Martin zich eenmaal had aangesloten, nam hij me mee op een rondleiding door de kamer. Zijn stem werd zwak als ik ooit te ver achterbleef, een akoestische functie die bedoeld was om het echte leven te imiteren.

Wacht, laat me je iets laten zien. Ben je klaar? vroeg Martijn ineens. Voordat ik kon reageren, merkte ik dat ik langs een strand liep.

De hele ervaring was verbijsterend. Ik was gedesoriënteerd door alle dingen die ik tegelijkertijd moest doen: met Martin praten, binnen gehoorsafstand blijven of het risico lopen hem te verliezen terwijl hij rondliep, en de verschillende obstakels oversteken die opdoken - golven van het strand, een radio dat overstemde ons gesprek als we er te dichtbij kwamen, mijn wijnglas ging vanzelf leeg. Ik vond het moeilijk om me op de vergadering te concentreren. Sterker nog, ik voelde me overprikkeld en angstig.



Martin zegt echter dat Kumospace een nichepubliek heeft gevonden van bedrijven die informele bijeenkomsten organiseren waar werknemers elkaar willen leren kennen: happy hours, netwerkevenementen, excursies buiten de locatie. Sinds de lancering in juni, zegt Martin, hebben meer dan een miljoen mensen het product gebruikt.

Het doel van die vergaderingen - anderen leren kennen, niet brainstormen over oplossingen - zou kunnen wijzen op de context waarin meer meeslepende vergaderingen een voordeel kunnen hebben. Zoom is erg goed in het doorgeven van informatie aan mensen die je al kent, maar het is niet zo goed in het opbouwen van relaties met mensen die je niet kent, zegt Martin.

Veel van de innovaties op het gebied van vergadertechnologie van het afgelopen jaar waren gericht op het opnieuw creëren van de waterkoeler momenten die werknemers helpen zich te binden. Deze gesprekken met een lage inzet (misschien over het weer of sport of tv) zijn cruciaal voor het creëren van een gevoel van vertrouwen en perspectief voor toekomstige probleemoplossing. Maar die interacties vereisen een gevoel van verbinding - een gevoel dat Zoomboxen niet bevorderlijk zijn voor het creëren.

Sommige bedrijven herbestemmen bestaande digitale platforms voor werk. Een paar maanden na de pandemie schreef freelance boek- en gameontwerper Viviane Schwartz een virale Twitter-thread, waarin ze beschreef hoe haar werkgroep vergaderingen hield in de Wild West-survivalgame Red Dead Redemption 2.

Het is mogelijk om samen te zitten of samen te lopen en zelfs koffie te zetten in RDR2, en er is een robuuste ingebouwde voicechat, dus het leek een verstandig idee, zegt Schwartz.

Het is niet de eerste keer dat een videogame wordt gebruikt voor vergaderingen. Slechts een maand voor de tweet van Schwartz gebruikte een Japans bedrijf naar verluidt Animal Crossing: New Horizons om vergaderingen te houden . En executives hebben uitnodigingen voor games als Grand Theft Auto aan de rechtbank laten bungelen in een persoonlijke maar pandemievriendelijke omgeving.

Toen de thread van Schwartz viraal ging, werd Red Dead Redemption 2 aangekondigd als een perfect platform voor werkvergaderingen. Ondanks de positieve ervaring van Schwartz is ze echter niet echt een fan van het gebruik van videogames voor vergaderingen. Ten eerste, zegt ze, zijn er eenvoudigere manieren om contact te maken met mensen die de klus kunnen klaren. Nu de lockdowns over de hele wereld zijn opgeheven, is persoonlijk ontmoeten mogelijk en effectief, en zijn telefoontjes nog steeds veel toegankelijker en sneller dan een videogame.

Verwant verhaal

Thuiswerkers willen die waterkoeler-momenten virtueel nabootsen Sommigen zitten thuis en vinden creatieve manieren om een ​​informeel gesprek te voeren met collega's en vreemden.

Dat is de lijn die groepen lopen: aan de ene kant kunnen leuke elementen vergaderingen interessanter maken en ideeën inspireren, maar aan de andere kant zijn dergelijke vergaderingen moeilijker op te zetten en kunnen ze een gimmick lijken. We zien bijzondere uitdagingen op sociale connecties, zegt Teevan. Microsoft probeert, net als Facebook, agressief vergadertools uit te vinden. Een daarvan is de Together-modus die het heeft gemaakt voor zijn Teams-software, waarbij kunstmatige intelligentie wordt gebruikt om gebruikersprofielen uit te snijden en in een virtuele omgeving te plaatsen.

Teevan zegt dat werknemers zich steeds meer geïsoleerd voelen in het werk op afstand en wanhopig op zoek zijn naar verbindingen. Uit haar interne Microsoft-onderzoek blijkt dat werknemers in de videoconferencing-omgeving steeds hechter worden, wat kan leiden tot slechte beslissingen. We codificeren onze bestaande sociale netwerken, zegt ze. Games kunnen die netwerken uitbreiden, het vertrouwen vergroten en zelfs tot betere beslissingen leiden.

Sílvia Fornós, een PhD-fellow in het Center for Computer Games Research aan de IT Universiteit van Kopenhagen, hielp onlangs bij het organiseren van een top van een week over Bijeenkomen , een virtuele ruimte waar gebruikers vergaderingen kunnen houden in een gepixelde 8-bits omgeving, nadat ze Slack en Zoom niet bevredigend vond om contact te maken met andere congresgangers. In plaats van af te leiden, zegt Fornós, voegde de jaren 80-stijl een gevoel van informaliteit en gezelligheid toe aan de vergaderingen.

Desondanks ontbrak er een daadwerkelijke verbinding, vond ze. Teambinding is een fundamenteel onderdeel van multidisciplinair onderzoek en heeft een directe impact op ons werk, zegt ze. We moeten een middenweg vinden, zoals hybride ruimtes die de flexibiliteit bieden van virtuele ruimtes met de mogelijkheid om te socializen en persoonlijk aanwezig te zijn als dat nodig is.

Die middenweg in vergadertechnologie is waar winst en behoefte elkaar kruisen, en Facebook hoopt dat zijn Horizons Workroom aan die behoefte voldoet - hoe belachelijk het ook mag zijn om in virtual reality met de geanimeerde avatar van je baas te praten. Zelfs King gaf toe dat Horizons Workroom een ​​beetje onhandig voor me was.

De oplossing ligt misschien ergens tussen conventionele en game-achtige videoconferentietechnologieën, suggereert Jeremy Bailenson, een professor in communicatie aan de Stanford University en de oprichter van het Virtual Human Interaction Lab. Deze zomer voerde hij een experiment uit dat het beste werkte, met 102 studenten die ruim 60.000 minuten klokten op zowel Zoom als het VR-platform Engage.

Moeten we op Zoom blijven of moeten we VR gebruiken? Mijn antwoord is ja, we zouden beide moeten doen, zegt Bailenson. Zijn werk, dat deze week uitkomt, toonde aan dat de type van ontmoeting is cruciaal. Als je een pratend hoofd hebt en alle anderen alleen maar luisteren, is Zoom daar geweldig voor, zegt hij. Maar als je een actie moet doen of kleine groepsgesprekken moet voeren, is immersive VR daar beter voor. Hij ontdekte dat VR een betere manier was voor mensen om non-verbale signalen te lezen, zoals naar voren leunen of oogcontact maken, die cruciaal zijn om vertrouwen en begrip op te bouwen.

Maar Bailenson geeft toe dat VR niet op het punt staat dat we het langer dan een paar minuten per keer kunnen gebruiken voordat onze waarneming wankel wordt.

Verwant verhaal

Microsoft's oplossing voor Zoom-vermoeidheid is om je hersenen voor de gek te houden Zal het zitten in een vaste virtuele setting videoconferencing beter maken?

En wat als je geen toegang hebt tot virtual reality? Een manier om huidige vergaderingen te verbeteren, is door een element van speelsheid te introduceren op een minder technische manier. Teevan heeft intern onderzoek van Microsoft gedeeld dat suggereert dat games tijdens een vergadering de aandacht vestigen op de vergaderingscontext en gesprekken aanwakkeren in plaats van werknemers af te leiden. Een andere interne Microsoft studie ontdekte dat in plaats van werknemers tegen elkaar uit te spelen, games ondersteuning en verbinding boden om sociaal kapitaal op te bouwen.

De voordelen van plezier kunnen zich uitstrekken tot een toekomst waarin we elkaar zelfs fysiek kunnen ontmoeten. Voorafgaand aan de pandemie leidde Teevan onderzoek naar het gebruik van games zoals trivia-wedstrijden om sociale interactie tijdens vergaderingen te ondersteunen. We ontdekten dat dergelijke games meer sociale interactie en meer conversatie aanmoedigden - dat mensen actief betrokken waren bij de vergadering, zegt ze. In juli Zoom heeft in-app-games toegevoegd dat mensen in een conference call tijdens vergaderingen konden spelen, maar Noah Weiss, de vice-president van product bij Slack, vertelde me dat het bedrijf niet geïnteresseerd is in gamification.

Maar Schwartz is het ermee eens dat het verlichten van vergaderingen ze beter zou kunnen maken voor pandemische vermoeide werknemers, zolang het werknemers niet wordt opgedrongen door overijverige managers. Speelsheid kan veel andere dingen omvatten, zoals aangevallen worden door een beer terwijl je een Google-blad nakijkt omdat jullie allemaal besloten om Red Dead Redemption 2 in te gaan, zegt Schwartz. Maar dat kan alleen maar een eerlijke beslissing zijn van een groep gelijken met het gevoel dat dat is waar ze willen zijn, en nooit iets dat een baas je op de normale manier kan laten doen.

zich verstoppen